Die digitale Signatur – ein Mehrwert für Klienten und Kanzlei?

Seit Jahren schreitet die Digitalisierung in sämtlichen Lebensbereichen stetig voran und ein Ende dieser Entwicklung ist nicht in Sicht. Während jedoch viele Angelegenheiten bereits rein digital abgewickelt werden, wird die Unterfertigung von Dokumenten meist auch heute noch händisch durchgeführt. Doch ist dieses Prozedere überhaupt noch zeitgemäß oder gibt es bessere Alternativen? Eine Möglichkeit könnte die weiträumige Einführung einer digitalen Signatur sein.

Arten der digitalen Signatur

Im Großen und Ganzen lassen sich digitale Signaturen in drei Arten unterteilen, die nach dem Signaturgesetz iSd § 2 SigG rechtlich gesehen unterschiedlich bedeutsam und gültig sind.

Die elektronische Signatur beschreibt elektronische Daten, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder mit diesen logisch verknüpft werden und die der Authentifizierung dienen. (Z1)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die (a) ausschließlich einer natürlichen Person zugeordnet ist, (b) die Identifizierung dieser Person ermöglicht, (c) mit Mitteln erstellt wird, die diese Person unter seiner/ihrer alleinigen Kontrolle halten kann, sowie (d) mit den Daten, auf die sie sich bezieht, so verknüpft ist, dass jede nachträgliche Veränderung der Daten festgestellt werden kann. (Z3)

Die qualifizierte elektronische Signatur stellt eine fortgeschrittene elektronische Signatur dar, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht und von einer sicheren Signaturerstellungseinheit erstellt wird. (Z3a)

Gesetzliche Grundlage

Nach §4 des Signaturgesetzes erfüllt eine qualifizierte elektronische Signatur das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift, insbesondere der Schriftlichkeit im Sinne des § 886 ABGB, sofern durch Gesetz oder Parteienvereinbarung nicht anderes bestimmt ist. Nur in einigen Ausnahmefällen trifft das nicht zu – dazu gehören etwa Rechtsgeschäfte, die einer öffentlichen Beglaubigung oder einer notariellen Beurkundung bedürfen.

Auch die Bestimmung des § 294 ZPO über die Vermutung der Echtheit des Inhalts einer unterschriebenen Privaturkunde ist auf elektronische Dokumente, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind, anzuwenden – es sei denn, es würde nachgewiesen, dass die Sicherheitsanforderungen dieses Bundesgesetzes und der auf seiner Grundlage ergangenen Verordnungen nicht eingehalten oder die zur Einhaltung dieser Sicherheitsanforderungen getroffenen Vorkehrungen kompromittiert worden wären.

Vorteile der digitalen Signatur

Die Vorteile der digitalen Signatur sind vielfältig. So kann durch einen einmaligen Authentifizierungsprozess die Identität unzweifelhaft festgestellt und später durch die digitale Erhebung genau nachvollzogen werden, zu welchem Zeitpunkt ein Dokument unterfertigt wurde. So ist eine Manipulation ausgeschlossen.

Durch die simple und anschauliche Gestaltung hat man auch ständig einen Überblick, welche der beteiligten Personen ein Dokument schon unterschrieben hat und wessen Unterschriften noch fehlen. Darüber hinaus werden keine Peripheriegeräte wie Drucker oder Scanner benötigt – ein PC oder ein mobiles Endgerät reichen vollkommen aus, um Dokumente rechtsgültig zu unterzeichnen. Dadurch erspart man sich den Ausdruck, den Postweg und vermeidet so einen etwaigen Qualitätsverlust.

Auch der Datenschutz ist gewährleistet – seriöse Anbieter garantieren eine DSGVO-konforme Verarbeitung der Daten.

Praktische Anwendungsbeispiele

In vielen Bereichen kann die Nutzung der digitalen Signatur sowohl die Arbeitsabläufe innerhalb der Kanzlei vereinfachen als auch den Klienten zusätzlichen Komfort bieten. Dazu gehören etwa die Unterfertigung von Mandatsvereinbarungen, allgemeinen Vollmachten und Korrespondenzen, Kammermeldungen, Kaufanboten, Kauf- und Abtretungsverträgen, und Jahresabschlüssen.

Gerne beraten Sie die Experten von HSP bei allen Fragen rund um die digitale Signatur.